Im heutigen Blog widmen wir uns mal einem anderen Thema als der Kommunikationstechnik, nämlich wie man Sie am besten zum Einsatz bringt: Im Telefongespräch. Denn telefonieren ist nicht gleich telefonieren und vor allem bei der geschäftlichen Telekommunikation gibt es doch so einige Fettnäpfchen die man besser vermeiden sollte. Aber keine Sorge, wir sagen Ihnen wie!
Vor dem Anruf
Schauen Sie erstmal auf die Uhr. Rufen Sie in einem privaten Haushalt an so schickt es sich, bis 10:30 Uhr zu warten. Möglicherweise ist es der einzige freie Tag des Angerufenen. Auch gilt es die Mittagsruhe zwischen 12 und 15 Uhr zu wahren, sofern dies möglich ist. Abends sollte man maximal bis 20 Uhr anrufen und am Wochenende möglichst gar nicht, um nicht den Feierabend oder das Wochenende zu stören. Hierbei auch wichtig, falls Sie im Ausland anrufen: Zeitzone checken!
Sofern Sie in einem Unternehmen anrufen gelten diese Zeiten natürlich nicht. Gerade in Deutschland sind viele Firmen bereits früh erreichbar oder haben sogar 24-Stunden-Hotlines. Wenn Sie sich dennoch unsicher sind, ob Sie einen guten Zeitpunkt erwischt haben, fragen Sie einfach nach. Mit einem kurzen „Passt es Ihnen gerade?“ nehmen Sie Ihrem Gegenüber die peinliche Aufgabe Sie abzuwimmeln. Außerdem kann es hilfreich sein die wichtigsten Punkte auf einen Notizzettel zu schreiben bevor Sie anrufen. Sollten Sie der Angerufene sein, so ist es besser den Hörer nicht sofort beim ersten Klingeln abzunehmen sondern das zweite abzuwarten, um den Anrufer nicht zu überrumpeln. Und wenn Sie nichts zu verbergen haben, verbergen Sie auch nicht Ihre Rufnummer. Ein Anruf von Unbekannt lässt den Angerufenen zögern und macht einen Rückruf unmöglich.
Im Telefongespräch
Hier ist die richtige Begrüßung tonangebend. Als Anrufer sollten Sie sich immer mit vollem Namen und Namen der Firma vorstellen und kurz Ihr Anliegen nennen, sodass der Angerufene weiß worum es geht. Sind Sie der Angerufene ist es höflich sowohl Firmennamen als auch Ihren eigenen zu nennen (Vor- und Nachname), gefolgt von einem „Was kann ich für Sie tun?“. Das ist kurz und auf den Punkt und lässt den Anrufer wissen dass er an der richtigen Stelle und Willkommen ist. Obwohl das Telefon privat heute immer häufiger mit einem einfachen „Ja?“ oder „Hallo?“ abgenommen wird, ist es auch hier höflicher den vollen Namen zu nennen.
Im Gespräch kommt wieder der Notizzettel zum Einsatz, den Sie sich vorher zurechtgelegt haben. Notieren Sie die wichtigsten Gesprächspunkte und wiederholen Sie diese auch nochmal im Gespräch, damit Ihr Gegenüber sichergehen kann dass Sie alles verstanden haben. Pro-Tipp: Lassen Sie Ihr Gegenüber wissen, dass Sie sich Notizen machen, sodass nicht der Eindruck entsteht Sie seien abgelenkt.
Des Weiteren ist es wichtig während des Gespräches gerade zu sitzen oder sogar aufzustehen um Ihrer Stimme einen vollen und somit selbstbewussten Klang zu verleihen. Und ganz nebenbei – auch ein Lächeln kann man in Ihrer Stimme erkennen.
Last but not least – der elegante Abgang. Ratsam ist es, sich zum Abschied zu bedanken und dem gegenüber noch einen Wunsch mit auf den Weg zu geben, wie zum Beispiel „Vielen Dank für das Gespräch und einen schönen Tag noch!“ so macht man deutlich, dass das Gespräch vorbei ist und beendet das Telefonat mit einer positiven Note.
Nicht erreichbar?
Sollten Sie einmal nicht erreichbar sein oder nicht gestört werden wollen, so leiten Sie ihre Telefonate auf das Gerät eines Kollegen um oder schalten Sie Ihren Anrufbeantworter ein. Versuchen Sie den Anrufer zeitnah zurück zu rufen. Haben Sie das Telefon bereits abgenommen, müssten aber eigentlich schon im nächsten Meeting sitzen, sollten Sie trotzdem freundlich und gelassen bleiben. Begrüßen Sie den Anrufer und lassen Sie ihn höflich wissen, dass es gerade nicht passt. Im besten Falle machen Sie direkt einen Termin für den Rückruf aus.
Sind Sie der Anrufer und können Ihren Gesprächspartner nicht erreichen, hinterlassen Sie eine Nachricht auf dem Anrufbeantworter und nennen Sie Ihren vollen Namen, Firmennamen, Ihr Anliegen und falls nötig auch Ihre Rufnummer. Wird Ihr Gespräch allerdings nicht weitergeleitet lassen Sie maximal sechs- bis siebenmal klingeln, bevor Sie auflegen. Ihr Gesprächspartner hat sicherlich gute Gründe derzeit nicht den Hörer abzunehmen.
Die richtige Rhetorik kennen Sie ja jetzt, also erfahren Sie doch mehr zur Technik. Rufen Sie uns kostenlos an unter der Firmenhotline: 0800 70 50 400 (Mo.-Fr. 8:30-18:30 Uhr).