Audio- und Videokonferenzen: Das Meeting von Morgen

Sie suchen die optimale Kommunikationslösung, um mit externen Partnern oder Büros effizient zusammen zu arbeiten? Das Konferenztelefon und Systeme für die Videokonferenz bieten die optimale und zeitgemäße Lösung. – Allerdings kann die Angebotsbreite auf den ersten Blick überwältigend sein… Hier finden Sie einen kurzen Überblick zu den gängigsten Konferenzlösungen mit einer praktischen Checkliste, was Sie beim Kauf beachten sollten.

Warum ein Konferenzsystem?

Meetings per Audio- oder Videokonferenz sind die Innovation für effiziente Zusammenarbeit über geografische Distanzen. Teams sind über die ganze Welt verstreut, Entscheidungen sind von fünf verschiedenen Standorten zu genehmigen und Verantwortlichkeiten sind global verteilt. Das globale Unternehmen von heute ist regelmäßig dazu gezwungen räumliche Distanzen und Entfernungen zu überwinden. Doch Fliegen belastet die Umwelt und Verspätungen und Komplikationen sind eine Regelmäßigkeit. Das Autofahren kostet Zeit und der Aufwand ist enorm.

Audiokonferenztelefone oder Videokonferenzsysteme bieten eine entspannte und zeitgemäße Lösung. Es schont nicht nur die Umwelt und die Kasse sondern führt vor allem kostensparend und unternehmensgerecht zur mehr Effizienz und Effektivität der Gruppenarbeiten.

Doch jedes Unternehmen ist anders und jede Konferenz hat andere Schwerpunkte. Wie sieht also die perfekte Konferenzlösung für mein Unternehmen aus? Die folgende kurze Übersicht hilft Ihnen, die verschiedenen Formen und Möglichkeiten der Konferenzlösungen kennenzulernen. Mit einem besseren Überblick und einer kurzen Checkliste, was es zu beachten gibt, sind Sie dann in der Lage, die richtige Entscheidung für das eigene Unternehmen zu treffen.

Das Konferenztelefon

Audiokonferenztelefone unterscheiden sich zum einen durch die Art der Anschlüsse des Telefons zum Beispiel: Analoganschluss, VoIP-Anschluss, Mehrfachanschlüsse, Schnurlos als DECT/GAP-Mobilteil, Bluetooth für Tablet oder Smartphone oder Kabelanschlüsse: USB, Klinke.

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Informationen zu den verschiedenen Telefonleitungen

• Analoge Leitung: Schließen Sie Ihr Konferenztelefon direkt am analogen Anschluss oder analogen Ausgang Ihrer Telefonanlage an (kann programmiert werden).
• IP-Leitung / VoIP per PC: Voraussetzung für die IP-Modelle ist eine IP-Telefonanlage mit SIP-Protokoll. Für IP-Gespräche über den PC per Softphone benötigen Sie ein zusätzliches PC-Kabel.
• Direkt ans Tischtelefon: Mit einem Erweiterungskabel können Sie Konferenztelefone direkt hinter Ihr gewöhnliches Tischtelefon schalten.
• Als schnurlose Erweiterung Ihres DECT Schnurlostelefons oder Mobiltelefons: Das Mobiltelefon muss Bluetooth besitzen. [/box]

Weiterhin unterscheiden sich die Konferenztelefone durch

• die Anzahl der Meetingteilnehmer
• die Anzahl der integrierten Mikrofone und deren Reichweite
• die Möglichkeit Zubehör anzuschließen wie beispielsweise zusätzliche Mikrofone oder Lautsprecher
• Display, Displayausstattung und Displayfunktionen
• Möglichkeit zur Nutzung mit Onlinekonferenzsoftwares
• Integrationsmöglichkeit in Systeme für eine Videokonferenz (mit Webcam und/oder Schaltstelle für Content-Sharing)

Die Videokonferenz

Diese Systeme verbinden verschiedene Einrichtungen und Geräte zu einer Gesamtheit. Diese Systeme bestehen meist aus einem Konferenztelefon, einer Kamera und einer Art Schnittstelle, welche diese beiden Geräte miteinander verknüpft und so eine multimediale Kollaboration möglich macht.

Auch hier besteht natürlich die Möglichkeit die visuelle Zusammenarbeit um ein sogenanntes Content-Sharing, also ein Teilen von Dokumenten, Präsentationen oder Bildern zu erweitern.

Diese Videokonferenzsysteme unterscheiden sich darin, dass sie nicht zwingend über eine Onlineplattform operieren, sondern eigenständig über IP Audio- und Videoanrufe tätigen können.

Die verschiedenen Videokonferenzsysteme unterscheiden sich in ähnlichen Merkmalen wie die Konferenztelefone: Anzahl der Teilnehmer, Anzahl und Reichweite der Mikrofone, Reichweite und Betrachtungswinkel der Kamera, Raumgröße, Erweiterbarkeit und Anpassungsfähigkeit sowie durch die Erweiterbarkeit mit Zubehör.

Video-Collaboration-Vorrichtungen

Diese Vorrichtungen verbinden und interagieren mit definierten SIP Videokonferenzplattformen und Onlinekonferenzsoftwares. Diese Geräte verfügen über eine Kamera und ein oder mehrere Mikrofone und  benötigen nur einen Internetanschluss (via Ethernetkabel oder WLAN) und einen Bildschirm. In verschiedenen Formen und Ausführungen ermöglichen diese Geräte dann Videoübertragungen, Audioübertragungen, Bildschirmübertragungen oder das Teilen von Inhalten oder Dokumenten. Eigene Verbindungen zu diesem System können per dazugehöriger App, per Bluetooth oder per Kabelanschluss hergestellt werden um dann vom eigenen Smartphone/Laptop oder Tablet Inhalte teilen zu können.

Konferenzlautsprecher und Mikrofone

Um das System für eine Audio- und Videokonferenz an die jeweilige Raumgröße oder Personenanzahl anpassen zu können, gibt es die Möglichkeit zusätzliche Lautsprecher und Erweiterungsmikrofone anzuschließen. Zu beachten ist hier, dass das jeweilige Zubehör kompatibel sein sollte. Es gibt auch Ausführungen, die sowohl Mikrofon als auch Lautsprecher in einem enthalten.

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Tipps zu Personenanzahl und Distanz:
Audiokonferenzsysteme sind mit Geräuschfilter und intelligenten Mikrofonen (z.B. mit Sprachaufbereitung) ausgestattet, die speziell auf die Raumgröße und Teilnehmerzahl angepasst sind. Auch wenn Sie nur selten größere Meetings abhalten, sollten Sie sich für ein Modell entscheiden, welches man durch externe Mikrofone erweitern kann. [/box]

Webcam

Webcams sind Kameras, die an einen Laptop/Tablet/ Desktop angeschlossen werden und die dann in Verbindung mit einer Onlinekonferenzsoftware (z.B. Skype) eine Videoübertragung ermöglichen.   Diese Webcams können zusätzlich mit Mikrofonen ausgestattet sein, die das Mikrofon des Laptops/Tablets unterstützen. Webcams dienen jedoch nur der Videoübertragung und funktionieren nicht eigenständig als Konferenzsystem.
Audiokonferenztelefone können über eine Webcam zusammen mit einer Collaborations-Vorrichtung zu einer Videokonferenz ausgebaut werden.

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Tipps zur Auswahl Ihrer Konferenzlösung

1. Reicht Ihnen eine Audiokonferenzlösung oder benötigen Sie auch Video?
2. Welche Anschlüsse haben Sie in Ihrem Büro? Wird das Telefon analog oder über VoIP angeschlossen? Soll es Telefonanlagen-fähig sein? Oder soll es als Mobilteil an eine DECT Basis angeschlossen werden?
3. Suchen sie schnurlos oder kabelgebunden? Benötigen Sie eine Verbindung per Bluetooth, USB oder Klinkenstecker um Smartphone oder Tablet anzuschließen? Welche weiteren Geräte möchten Sie zur Videokonferenz nutzen wie zum Beispiel Bildschirm, Lautsprecher oder Webcam?
4. Wie viele Personen nehmen teil? Welche Distanz soll abgedeckt werden?
5. Wechselt die Meetinggröße ständig? Wie erweiterbar sollte das System sein? (zusätzliche Mikrofone, Kameras, Lautsprecher)
6. Vorhandene Infrastruktur (Internet, bisherige Ausstattung, Kompatibilität mit neuen Geräten und vorhandener Telefonanlage) Soll das SIP Protokoll unterstützt werden?
7. Welche weiteren Funktionen sind Ihnen wichtig? (Content-Sharing, ClickShare, Sicherheitsaspekte)
8. Gibt es sonstige Features, auf die Sie Wert legen? (Qualität, Größe, Transportfähigkeit / PoE, Display/Touchscreen, SD Karte)[/box]

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