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Gesagt ist noch nicht gehört. Gehört ist noch nicht verstanden. Verstanden ist noch nicht einverstanden. So simple es doch klingen mag – dennoch fällt auf, dass es in deutschen Unternehmen Nachholbedarf hinsichtlich der internen Kommunikation gibt. In diesem Blogartikel erfahren Sie, in welche Büro-Ausstattung Sie investieren sollten, um die Kommunikation mit Kollegen zu verbessern um in den Genuss einer entspannteren Arbeitsatmosphäre zu kommen.

Was versteht man unter interner Kommunikation?

Es ist kein Geheimnis, dass Kommunikation innerhalb eines jeden sozialen Systems und damit auch innerhalb von Organisationen und Unternehmen einen wesentlichen Bestandteil darstellt. Prinzipiell gibt es wie bei jeder Definition unterschiedliche Blickwinkel und Sichtweisen. Allgemein betrachtet stellt die interne Kommunikation einen Ordnungsrahmen da. Somit gewährleistet die interne Kommunikation den Aufbau und die Pflege von relevanten Beziehungen zu den internen Beteiligten und macht es sich zur Aufgabe die Zusammenarbeit, den Wissensaustausch sowie die Koordination und Organisation optimal zu gestalten. Dabei leiten sich die Aufgaben der internen Kommunikation direkt von der Unternehmensstrategie und den Unternehmenswerten ab. Ziel ist es also, die Motivation in den eigen Reihen zu stärken und die Mitarbeiter nachhaltig an das Unternehmen zu binden.

Der schnelle Wandel

Sei es die zunehmende Digitalisierung in der Arbeitswelt oder der zunehmende Wechsel der Arbeitsplätze, eine noch schnellere Anpassung wird benötigt. Um diese zu fördern kann es schon hilfreich sein auf Kleinigkeiten zu achten – investieren Sie beispielsweise in die richtige Büroausstattung.

Eine Unternehmenskultur der offenen Kommunikation

Meeting-Räume sind dafür vorgesehen um in ihnen zu kommunizieren – doch die Wenigsten nutzen diese Gelegenheit auch wirklich. Viel zu oft wird aneinander vorbeigeredet oder nicht jeder der Meetingteilnehmer fühlt sich in eine Diskussion integriert. Woran liegt das? Sätze wie „Ich habe mit XY telefoniert und er hat gesagt dass, …“, kennt jeder Meetingteilnehmer. Doch warum lassen Sie Ihre Kollegen denn nicht einfach mal an einem Telefonat teilhaben? Gelegentlich bietet sich die Möglichkeit an, auch Kollegen in ein Telefonat näher einzubeziehen. Es geht weniger um die Wichtigkeit des Telefonat umso mehr geht es darum, ein Zeichen zu setzten und Kollegen Informationen aus erster Hand zu liefern.

Hierfür eignen sich Konferenzspinnen hervorragend. Diese sind Audiokonferenzsysteme, die mit der sogenannten Duplex-Technologie ausgestattet sind. Dadurch können mehrere Teilnehmer gleichzeitig sprechen, ohne dass ein Teil der Audioübertragung verloren geht. Die Konferenzspinnen können an verschiedene Raumumgebungen angepasst werden, indem beispielsweise zusätzliche Mikrofone angeschlossen werden.

Anstatt aus Zeitgründen Einsparungen bei persönlichen Mitarbeitergesprächen vorzunehmen, lohnt es sich viel mehr weniger Zeit in organisatorische Tätigkeiten zu investieren. Mit einem Zimmerreservierungssystem können Sie die Besetzung der Meetingräumen optimal verwalten.  Somit vermeiden Sie Doppelbuchungen und Unterbrechungen während eines Meetings.

Durch die Nutzung eines Raumbuchungssystems haben Sie die Möglichkeit im Voraus bequem einen geeigneten Raum der den Anforderungen an das jeweilige Meeting gerecht wird, zu finden. Es besteht auch die Möglichkeit durch die Verwundung einer Web-Statistik die Raumnutzung zu analysieren.

Der Ton macht die Musik

Mittlerweile gehört ein Geräusch filterndes Mikrofon zur Grundausstattung eines jeden Headsets. Trotzdem wird oftmals an einigen Ecken gespart. Doch die Investition in qualitativ hochwertige Headsets lohnt sich! Langfristig betrachtet sparen Sie sich Zeit und Nerven. Vor allem Großraumbüros laden zum kommunizieren ein, so sinnvoll der regelmäßige Austausch auch ist, für telefonierende Mitarbeiter kann dies auch ganz schnell zur Zerreißprobe werden. Aus diesem Grund lohnt es sich in ein Geräusch filterndes Headsets zu investieren – die störende Hintergrundgeräusche einfach herausfiltern. 

Auch die Verwendung eines sogenannten Busylights kann Ihnen dabei helfen ein eindeutiges Kommunikationssignal an Ihr Umfeld zu senden. Das Busylight wird mit Ihrem Telefon verbunden und signalisiert Ihrem Umfeld sobald Sie sich in einem Gespräch befinden, in der Regel leuchtet das Lämpchen dann rot. Leuchtet das Lämpchen grün sind Sie für Gespräche mit Kollegen empfänglich.

Höher, schneller, weiter

Bequemlichkeit, Zeitmangel oder mangelnde Informationsaufbereitung – die Liste kann endlos weiter geführt werden. Eine Ausrede für mangelnde Kommunikation im Büro ist schnell gefunden. Obwohl der verbale Austausch ein Grundbedürfnis des Menschen ist, wird dennoch vieles falsch gemacht. Zusammenhänge mit diesem Phänomen könnten auch in dem Zwang der heutigen Leistungsgesellschaft und der zunehmenden Digitalisierung liegen. In immer kürzeren zeitlichen Abstände soll der maximale Output erreicht werden. Demzufolge werden Zeiteinsparungen bei persönlichen Mitarbeitergesprächen oder Prozessbesprechungen gemacht. Doch wo man denkt wertvolle Zeit, sinnvoll einzusparen, wird sich früher oder später Frustration und Ärger bei den Mitarbeitern einstellen.


Hier das Wichtigste in Kürze über einige unserer Produkte, die Sie dabei unterstützen eine bessere Kommunikationsatmosphäre zu schaffen:

Polycom SoundStation IP 5000

Speziell für IP-Konferenzen (PoE)
Fast alle SIP-Plattformen
HD-Voice- und Acoustic Clarity-Technologie
Bis zu 6 Teilnehmer 
Hochauflösender LCD Bildschirm

Evoko Liso
 

Verwaltet die Planung von Konferenzräumen
Zeigt den Verfügbarkeitsstatus eines jeden Zimmers an (grün / rot)
Ermöglicht die Integration in verschiedenste APPS und Betriebssysteme

Kuando Busylight UC Alpha

5 Leucht-indikatoren für Status in Skype for Business (ehmalig Microsoft Lync) 
Zeigt Ihren Kollegen an, wenn Sie rauswählen oder sich im Gespräch befinden 
Anschluss per USB an den PC
Ton und Licht bei eingehenden Anrufen
Installationssoftware für Microsoft Skype for Business (Lync) downloadbar

Sennheiser DW Office (DW 10)

Mono-Headset
Anschluss an Telefon & PC / Mac
Reichweite: Bis zu 180m
Geräuschfilterndes Mikrofon
Schutz gegen Geräuschspitzen
Hervorragende Klangqualität: Sennheiser Wideband-Klang
Hoher Tragekomfort: Ohr- oder Kopfbügel
früherer Name:
Sennheiser DW 10 

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